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Automatisation du cycle de vie des contrats
Regroupez les contrats, les approbations, les signatures, les différentes versions et les échéances de renouvellement dans un processus structuré, afin d’offrir à vos équipes une meilleure visibilité, de la demande initiale jusqu’au renouvellement.
Présentation de la solution
Des contrats dispersés à un processus structuré et maîtrisé
Les contrats sont souvent répartis entre les boîtes de réception, les dossiers partagés, les ordinateurs individuels et différents systèmes d’entreprise. Il devient alors difficile de déterminer quelle version est la plus récente, qui doit approuver la prochaine étape, quels contrats attendent une signature et quelles échéances de renouvellement ou de résiliation approchent.
L’automatisation du cycle de vie des contrats met en place un processus numérique structuré pour gérer chaque étape. Les documents et les renseignements essentiels sont regroupés dans un répertoire central, tandis que des circuits configurables acheminent les demandes vers les équipes juridiques, les achats, les finances ou la direction. Des notifications automatisées tiennent les parties prenantes informées et évitent que les approbations restent bloquées dans une boîte de réception.
La solution peut prendre en charge le contrôle des versions, la signature électronique, les rappels de renouvellement, la classification des risques, la recherche de contrats et les tableaux de bord de gestion. Elle peut également être connectée à Microsoft 365, SharePoint, Power Platform et à d’autres systèmes selon l’environnement technologique de l’organisation.
En remplaçant les suivis manuels fragmentés par un processus visible et reproductible, les organisations peuvent améliorer la responsabilisation, réduire les efforts administratifs et accéder plus facilement aux informations contractuelles au moment de prendre une décision.
Principales capacités
- Répertoire de contrats centralisé et facilement consultable
- Circuits configurables de révision et d’approbation
- Intégration de la signature électronique
- Historique des versions et piste d’audit
- Rappels automatisés de renouvellement et d’expiration
- Tableaux de bord sur le statut, la valeur, le risque et les responsables
- Accès aux renseignements confidentiels selon les rôles
- Intégration aux systèmes documentaires et opérationnels existants
Pour qui ?
Équipes juridiques, services des achats, équipes financières, organismes publics, administrateurs de contrats et organisations qui gèrent un volume croissant d’ententes.
Chaque organisation gère ses contrats différemment. YOSC Digital adapte la solution à vos règles d’approbation, à vos contrôles de risque, à vos normes documentaires et à votre environnement technologique.